המעבר ממרכזיה מקומית למרכזיה בענן – שלבים, אתגרים והזדמנויות

לא מעט עסקים פועלים כיום עם מרכזיה מקומית – מערכת שהותקנה פיזית בארגון, מנוהלת דרך שרתים או ארון תקשורת, ופועלת לרוב על גבי תשתית טלפוניה מסורתית. לאורך שנים, פתרון כזה שירת את הצרכים של העסק, אבל כמו כל טכנולוגיה גם המרכזיות המקומיות הגיעו לנקודת מיצוי.

מרכזיה בענן של קונקט מציעה אלטרנטיבה חכמה, גמישה ועדכנית, שמייתרת את הצורך בתחזוקה שוטפת, בתלות בתשתיות ישנות ובמערכות נפרדות. המעבר אליה הוא מהלך אסטרטגי שיכול לחולל שינוי מהותי באופי הפעילות העסקית.

הנה סקירה מלאה של תהליך המעבר, היתרונות המשמעותיים, האתגרים האפשריים – וההזדמנות הגדולה שנמצאת בצד השני.

שלב ראשון: מקבלים החלטה טכנולוגית חכמה

המרכזיה המקומית, שבשעתה סיפקה מענה טלפוני טוב, הפכה עם הזמן לפחות רלוונטית לעולם העסקים של היום. הצורך באיש IT, התלות ברישוי, הוצאות על חומרה, כרטיסים, תקלות, מתגים, תשתיות מקומיות וספקי קווים – כל אלה הפכו את הפתרון לפחות משתלם, פחות גמיש והרבה פחות יעיל.

מרגע שמבינים שכל זה ניתן לפתרון במעבר לענן, ההחלטה הטכנולוגית הופכת להחלטה עסקית.

שלב שני: אפיון העסק ובחינת ההתאמה

במרכזיה בענן של קונקט אין פתרון אחד לכולם. כל עסק מקבל מערכת מותאמת אישית, לפי מבנה הארגון, מספר השלוחות, סוגי המשתמשים, מחלקות השירות והמכירה, שלוחות ניידות, צרכים מיוחדים כמו תא קולי למייל, פקסים, ניהול תורים ועוד.

תהליך האפיון נבנה יחד עם צוות המומחים של קונקט, כדי לייצר התאמה מלאה בין המערכת החדשה לבין המציאות התפעולית של העסק.

שלב שלישי: תכנון תהליך ההעברה

המעבר מתבצע בצורה מסודרת ובשלבים. בשלב זה מתבצע תיאום מדויק בין כל רכיבי המערכת:

• ניוד מספרים קיימים

• חיבור טלפוני IP או שלוחות ניידות

• חיבור לאינטרנט ובדיקת תשתית

• הגדרת ממשק ניהול, קבוצות צלצול, IVR, שלוחות ותורים

קונקט דואגת לליווי מלא – כולל בדיקות איכות רשת, הכנת תשתית מתאימה והבטחת רציפות שירות מרגע ההפעלה.

שלב רביעי: הפעלה, הדרכה והטמעה בשטח

לאחר התקנה ראשונית, מתבצעת הדרכה מסודרת לצוות: הסבר על ממשק הניהול, אופן השימוש בשלוחות, ניהול שיחות, הקלטות, הפקת דוחות ועוד.

מערכת המרכזיה בענן של קונקט מגיעה מוכנה לפעולה – עם ממשק בעברית, שליטה מלאה מהדפדפן, ותמיכה טכנית מקצועית לכל שאלה או צורך.

היתרונות המרכזיים של המרכזיה בענן של קונקט

גמישות מלאה – עבודה מכל מקום ובכל זמן.חיסכון משמעותי – אין צורך בשרתים, רישוי, תחזוקה או ספקי קווים נוספים.שירות מקצועי ללקוחות – ניתוב חכם, ניהול שיחות ותורים, חיווי נוכחות, מוסיקה בהמתנה ועוד.שליטה מלאה – הקלטות, דוחות, ניטור שיחות וחיפוש לפי כל חתך.כל התכונות כלולות – ללא רישוי נוסף וללא עלויות הפתעה.

האתגרים – ואיך פותרים אותם

תשתית אינטרנט לא מספקת – קונקט מבצעת בדיקות מקדימות, ממליצה על פתרון אינטרנט יציב ומתאימה את הקו לפי כמות השיחות.פחד משינוי אצל המשתמשים – בעזרת ליווי, סבלנות והדרכה פרקטית, השימוש הופך במהירות לטבע שני.שימור מספרים קיימים – קונקט מבצעת ניוד מלא של המספרים, כך שללקוחות שלכם אין שום שינוי.

הזדמנות אמיתית לשדרוג מערך התקשורת

המעבר למרכזיה בענן של קונקט הוא הזדמנות לחשב מסלול מחדש – לא רק להעביר את הקיים לענן, אלא לשפר את כל חוויית התקשורת של הארגון.

אפשר להקים IVR חכם שיחסוך זמן, לחבר שלוחות ניידות שיעבדו מהשטח, להקליט שיחות לצורכי בקרה, להפעיל שירותי SMS אוטומטיים, ולשלוט בכל מה שקורה – בזמן אמת.